Qual è la differenza tra dati personali e dati sensibili?
I dati personali sono tutte le informazioni che permettono di identificare, direttamente o indirettamente, una persona.
I dati sensibili (oggi definiti dal GDPR categorie particolari di dati) sono una particolare categoria di dati personali che richiede una tutela ancora maggiore, perché riguarda aspetti molto delicati della vita della persona, come lo stato di salute, le convinzioni religiose o i dati biometrici.
Dove si trovano i dati personali nei documenti di tutti i giorni?
| Documento | Quali dati può contenere? | Classificazione |
|---|---|---|
| Fattura | Nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, dati bancari. | Contiene dati personali. |
| Contratto | Dati anagrafici, recapiti, firma, codice fiscale. | Contiene dati personali. |
| Documento d'identità | Fotografia, dati anagrafici, residenza, codice fiscale. | Contiene dati personali. |
| Busta paga | Dati anagrafici, retribuzione, trattenute, eventuali informazioni sanitarie. | Contiene dati personali e, in alcuni casi, categorie particolari di dati. |
| Certificato medico | Stato di salute, diagnosi, prognosi, terapie. | Contiene anche categorie particolari di dati. |
| Cartella clinica | Referti, anamnesi, diagnosi, esami, terapie. | Contiene anche categorie particolari di dati. |
| Fascicolo del personale | Dati anagrafici, contratti, certificati medici, documentazione amministrativa. | Contiene dati personali e, in alcuni casi, categorie particolari di dati. |
Da ricordare: tutti i documenti riportati nella tabella contengono dati personali. Alcuni possono contenere anche categorie particolari di dati (comunemente chiamati dati sensibili), che richiedono una tutela ancora maggiore prevista dal GDPR.
Conoscere questa differenza aiuta a comprendere come la normativa classifica le informazioni contenute nei documenti.
In ogni caso, ogni documento contenente dati personali merita una gestione attenta, dalla conservazione fino alla corretta distruzione al termine del periodo di conservazione previsto.
Quando termina il periodo di conservazione
l GDPR prevede che i dati personali siano conservati solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti. Una volta terminato il periodo di conservazione previsto dalla normativa (qui la tabella scadenze), si apre un’altra fase altrettanto importante: quella della corretta gestione dei documenti che non è più necessario conservare. Anche se non servono più, continuano a contenere dati personali e meritano di essere eliminati con la dovuta attenzione.
Cosa sono i dati sensibili?
I dati sensibili (oggi definiti “categorie particolari di dati” dal Regolamento UE 2016/679 – GDPR) sono una particolare tipologia di dati personali che riguardano gli aspetti più intimi della vita di una persona.
Si tratta di informazioni che, se divulgate o utilizzate in modo improprio, possono esporre un individuo a discriminazioni o compromettere la sua libertà personale. Rientrano in questa categoria i dati che rivelano:
l’origine razziale o etnica
le opinioni politiche
le convinzioni religiose o filosofiche
l’appartenenza sindacale
i dati relativi alla salute
la vita o l’orientamento sessuale
i dati genetici
i dati biometrici (come impronte digitali o riconoscimento facciale)
Il fine ciclo dei documenti
La differenza tra dati personali e categorie particolari di dati è utile per comprendere meglio la natura delle informazioni contenute negli archivi. In entrambi i casi, quando i documenti arrivano al termine del periodo di conservazione, è importante gestirne correttamente la distruzione.
Vuoi capire come avviene la distruzione professionale dei documenti? Scopri le fasi del servizio, dal ritiro al verbale di avvenuta distruzione.