Quando si parla di documenti con dati personali o riservati, è normale chiedersi cosa succeda davvero ai propri archivi e come vengano trattati.

Per questo in ALFAdocs il processo è pensato per essere semplice, chiaro e trasparente, aiutando aziende, professionisti e privati a liberare spazio tutelando la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti.

Quando necessario viene effettuato un sopralluogo. Durante l’incontro vengono valutati il tipo di documentazione, le condizioni del materiale e il quantitativo indicativo, oltre agli aspetti pratici legati al ritiro, così da organizzare il servizio nel modo più ordinato possibile. Si considerano, ad esempio, presenza di scale o ascensori, accessibilità degli spazi, eventuali piani ribassati, soffitte o facilità di parcheggio, evitando imprevisti e organizzando il ritiro in modo più preciso.

Sulla base di queste informazioni viene fornita una stima iniziale del servizio, che sarà poi confermata al momento della pesa del materiale. Durante il contatto iniziale vengono chiariti anche eventuali aspetti pratici di preparazione dei documenti, così da rendere il ritiro semplice e ben organizzato.

Una volta arrivato in sede, il materiale viene pesato e avviato alla distruzione professionale. Qui è utile chiarire una differenza importante: distruzione documentale e macero non sono la stessa cosa.

Il macero riguarda il recupero della carta destinata al riciclo. La distruzione documentale prevede invece un passaggio fondamentale: prima i documenti vengono triturati e le informazioni rese illeggibili, solo successivamente la carta viene avviata al recupero. In altre parole, il riciclo avviene quando i dati non sono più leggibili.

Sappiamo che spesso non si tratta semplicemente di scatole di carta, ma di documenti personali, amministrativi o professionali che meritano attenzione fino all’ultimo passaggio. Terminata la lavorazione, il materiale viene conferito agli operatori specializzati del riciclo per dare nuova vita alla carta.

Al termine del servizio viene inoltre emesso il verbale di avvenuta distruzione, un documento che conferma l’eliminazione del materiale trattato e può essere utile per documentare la corretta gestione dei propri archivi.

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