Digitalizzazione degli archivi a Trieste: ALFAdocs e Be.One.Digital avviano una collaborazione
Conservare le informazioni è importante. Riuscire a ritrovarle quando servono lo è altrettanto.
ALFAdocs annuncia una nuova collaborazione con Be.One.Digital , realtà triestina specializzata nella digitalizzazione, catalogazione e organizzazione degli archivi documentali.
Due aziende con competenze differenti che condividono l’attenzione per la gestione e la protezione delle informazioni.
Digitalizzare un archivio: non significa soltanto scansionare documenti.
Immagina di dover recuperare un contratto di cinque anni fa. Sai che è conservato in archivio, ma non ricordi in quale faldone cercarlo. Quanti documenti dovrai consultare prima di trovarlo?
Un archivio digitalizzato e correttamente organizzato può rendere questa ricerca molto più semplice.
La digitalizzazione professionale comprende diverse attività:
- Catalogazione: organizzazione dei documenti secondo criteri come tipologia, data o riferimento.
- Scansione: acquisizione dei documenti cartacei in formato digitale.
- OCR (riconoscimento ottico dei caratteri): tecnologia che permette di riconoscere le parole presenti nei documenti scansionati, rendendo possibile la ricerca testuale.
- Indicizzazione: associazione di informazioni e criteri di ricerca ai file digitali, per facilitarne il recupero.
- Esportazione: predisposizione dei documenti in formati digitali adatti alla consultazione e alla gestione.
Be.One.Digital dispone di un laboratorio attrezzato per digitalizzare non soltanto documenti amministrativi, ma anche libri, fotografie, microfilm e documentazione tecnica.
Quali vantaggi offre ad un'azienda?
Pensiamo a uno studio professionale che deve consultare frequentemente le pratiche dei clienti oppure a un’impresa che conserva anni di contratti e documentazione amministrativa.
Un archivio digitale ben organizzato può:
- Ridurre il tempo dedicato alla ricerca dei documenti.
- Facilitare la consultazione delle informazioni.
- Consentire la condivisione dei file tra persone autorizzate.
- Ridurre la necessità di consultare fisicamente gli originali cartacei.
La digitalizzazione può quindi semplificare il lavoro quotidiano, soprattutto quando l’archivio contiene molti documenti consultati regolarmente.
Una precisazione importante: la creazione di una copia digitale non comporta automaticamente la possibilità di distruggere l’originale cartaceo. Gli obblighi di conservazione dipendono dalla tipologia documentale e dalla normativa applicabile.
Una collaborazione tra competenze complementari
Be.One.Digital si occupa della digitalizzazione, catalogazione e organizzazione degli archivi, rendendo più agevole l’accesso alle informazioni.
ALFAdocs è specializzata nella distruzione professionale di documenti cartacei contenenti dati personali e informazioni riservate, mediante un processo controllato finalizzato a renderne il contenuto illeggibile.
La collaborazione permette alle due realtà di mettere in relazione le rispettive competenze e offrire ai clienti un riferimento per esigenze differenti nella gestione documentale.
Vuoi saperne di più?
Se stai valutando la digitalizzazione del tuo archivio o desideri conoscere i servizi disponibili attraverso questa collaborazione, puoi chiamarci al +39.340 919 2564 , scriverci a info@alfadocs.fvg.it oppure utilizzare il modulo di contatto disponibile qui